CMS運用で失敗しない8つのポイント｜体制・手順・改善方法について解説｜Webサイト制作 / CMS・MAツール

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CMS運用で失敗しない8つのポイント｜体制・手順・改善方法について解説

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2022.09.30

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CMSはWebサイトの管理を簡単にした画期的なシステムで、Webマーケティングでは必須ツールとなっています。

しかし、ただ闇雲にコンテンツの更新をしてもWeb集客を行うことはできず、費用対効果が薄れてしまうおそれがあります。

そこで本記事では、CMS運用で失敗しないためのポイントを解説します。

運用までの流れも紹介しているため、これからCMSを導入する予定の方もぜひ最後までご覧ください。

なお、下記資料は 60個以上あるサービスを厳選し、各CMSの得意、不得意面、特徴をまとめた表になっています。コーポレートサイトやオウンドメディア、サービスサイトなど、各サイトごとに最適なCMSがすぐにわかる表となっているため、ぜひ参考にしてください。

そもそもCMSとは？

CMS運用で重要なのは、CMSを導入することではなく、更新担当・承認フロー・分析改善・セキュリティ管理まで継続できる体制を作ることです。

CMSとはコンテンツマネジメントシステム（Contents Management System）の略称で、Webコンテンツを簡単に制作・管理するためのツールです。

関連記事：CMSとは？導入によるメリットやデメリット、選び方を解説

従来のWebサイト制作で必要だったHTMLやCSSなどプログラミングの知識が不要なため、自社の人員だけでコンテンツ制作を完結できます。ECサイト向けのものや、マーケティングに特化したものなど機能も豊富で、自社のWebサイトに合わせたCMSを導入することでWebサイト運用の効果を最大化できるでしょう。

CMSでWebサイトを運用するメリット3つ

CMSでWebサイトを運用するメリットは、下記の3点です。

誰でも簡単に投稿を行える
Webサイトに必要な機能を簡単に実装できる
運用コストを削減できる

またCMSでWebサイトを運用するメリットは、投稿・機能追加・コスト削減だけではありません。複数人での運用体制づくりや、分析改善、MA/CRM連携によるマーケティング強化にもつながります。

メリット	具体的にできること	向いている企業
誰でも投稿できる	HTML・CSSの知識がなくても、記事作成・ページ更新・画像差し替えができる	社内で情報発信を増やしたい企業
必要機能を実装できる	フォーム作成・ブログ機能・SNS連携・アクセス解析などを追加できる	Webサイトに必要な機能を段階的に増やしたい企業
運用コストを削減できる	軽微な更新を社内で行い、制作会社への依頼回数を減らせる	更新頻度が高く、外注費を抑えたい企業
複数人で運用できる	広報・マーケティング・営業・人事など、複数部署で更新作業を分担できる	部署ごとにページ更新を行いたい企業
権限管理ができる	担当者ごとに閲覧・編集・公開権限を設定し、誤更新を防げる	承認フローや更新ルールを整えたい企業
分析改善に活用できる	アクセス解析・フォーム改善・A/Bテストなどで成果を確認できる	Webサイトを公開後も継続改善したい企業
MA/CRM連携ができる	問い合わせ・資料DL・閲覧履歴を顧客情報と紐づけて管理できる	BtoBマーケティングやリード育成を強化したい企業

1. 誰でも簡単に投稿を行える

CMSを使ってWebサイトを運用する最大のメリットは操作性の高さです。オフィス系ソフトのように直感的に操作できるため、HTML・CSSなどのWeb知識がなくとも誰でも簡単にWebコンテンツを制作・管理できます。

CMSを使わないWebサイトの更新作業は、たとえ軽微な修正であってもかなりの手間がかかります。自社に専門知識を持つ人員がいない場合はWebサイトを更新する度に制作会社への依頼が必要で、外注コストがかさんでしまう問題点も。

CMSでWebサイトを運用すれば、外注コストを抑えられるうえに更新性も高められるでしょう。

2. Webサイトに必要な機能を簡単に実装できる

CMSのなかには拡張性に優れたツールもあり、Webサイトに必要な機能を簡単に実装できます。

基本機能であるコンテンツ作成・編集機能に加え、ユーザー管理機能やマーケティング機能も実装可能。とくに実装することが多い、代表的な機能を下記にまとめました。

見たまま更新
ブログ機能
顧客管理機能
ECショップ機能（決済機能）
フォーム作成機能
ワークフロー機能
SNS連携
アクセス解析
A/Bテスト

ただしCMSの種類によっては機能実装に追加費用がかかることもあるので、見積もりの段階で必要な機能については制作会社に伝えておくことが重要です。

ちなみに、Webサイトを通じてリード獲得を強化していきたいなら、CMSはLeadGridがおすすめです。LeadGridはWebサイトを通じて得たリードを一括管理できます。さらにリードの獲得経路も分析できるため、各リードに対して適切な営業施策を走らせることも可能です。

すでに100社以上の企業で導入されています。ぜひ下記資料をご確認ください。

3. 運用コストを削減できる

CMSを利用すれば運用コストを削減できます。

従来のWebサイトでは更新・管理のためにWeb制作会社への外注が必要であり、一部の修正だけで数万円かかることもありました。運用が長期になるほどコストがかさむことから、企業によってはWebサイト運用が長続きしない、更新の頻度を高められないなど運用上の問題が発生することも。

CMSを使ったWebサイト運用では、更新をインハウス化出来るため外注コストが発生しません。今まで更新作業にかかっていた外注費をコンテンツ制作に回せるため、より良質なコンテンツの制作が可能。結果的に質の高いWebサイトを制作できるでしょう。

「インハウス化を目指したいけど、社内にリソースがない……」という方は「オウンドメディア運用インハウス化マニュアル」をぜひご活用ください。

CMS運用で失敗しないための8つのポイント

CMS運用で失敗しないためには、下記8つのポイントを抑えた運用が重要です。それぞれのポイントを解説していきます。

Webサイトの目的を理解する
CMSの管理体制を整える
操作マニュアルを作成する
アクセス解析を行う
CMSとMAツールを連携させる
運用上必要なCMS機能は都度追加する
Web広告と連動させる
セキュリティ対策を確実に行う

なおCMS運用で失敗しないためには、導入後の運用ルールを事前に整理しておくことが重要です。以下のチェックリストをもとに、運用体制や改善サイクルを確認しておきましょう。

チェック項目	確認すべきこと
運用目的	リード獲得・採用強化・認知拡大・既存顧客向け情報発信など、Webサイト運用の目的が明確か
担当者	記事作成・ページ更新・画像差し替え・承認・公開など、作業ごとの担当者が決まっているか
更新頻度	お知らせ・ブログ・導入事例・サービスページなどを、どの頻度で更新するか決まっているか
承認フロー	原稿作成から確認・承認・公開までの流れが整理されているか
操作マニュアル	新任担当者でもCMSを操作できるよう、投稿・編集・公開・差し戻しなどの手順がまとまっているか
分析指標	PV・UU・CV・CVR・流入経路・問い合わせ数など、改善に使う指標が決まっているか
セキュリティ対応	権限管理・パスワード管理・アップデート・WAF・不正アクセス対策などを確認しているか
保守・バックアップ	障害発生時の対応範囲、バックアップ頻度、復旧手順、ベンダーへの問い合わせ窓口が明確か

1. Webサイトの目的を理解する

CMS運用でもっとも重要なのは、Webサイトの目的＝ゴールを理解することです。Webサイト運用を通して達成したい目標や解決したい課題を明確化し、それらをクリアできるようなCMSを選ぶことが重要となるでしょう。

関連記事：ホームページを作る目的5つ！役割別の活用事例や作成ポイントも解説

たとえばリード獲得をWebサイト運用の目的とするなら、顧客管理やフォーム作成、ホワイトペーパーの管理を簡単に実行できるCMSがあれば便利です。リード獲得のための施策を自社で回せるようになれば効率的に施策を実行でき、Webサイト運用の成果も高まっていきます。

まずは自社がどのような目的でWebサイトを運用しているかを再度確認し、利用しているCMS機能が目的と合致しているか確認しましょう。

2. CMSの管理体制を整える

SEO評価を上げるためには定期的なコンテンツ投稿が欠かせません。そのためにはCMSの管理体制の整備が必須です。

CMSにはユーザー管理機能が搭載されており、複数人で投稿を管理できます。CMSを複数人で運用する場合は、担当者ごとの役割を明確にしておくことが重要です。

役割	主な担当範囲	決めておくべきこと
担当者	記事作成・ページ更新・画像差し替え・下書き作成	どのページを、いつまでに更新するか
管理者	CMS全体の設定・アカウント管理・権限設定・運用ルールの管理	誰にどの権限を付与するか、退職・異動時にどう対応するか
校正者	誤字脱字・表記ゆれ・リンク切れ・画像差し替え漏れの確認	公開前にどの項目をチェックするか
承認者	内容の妥当性・ブランド表現・法務/広報観点の最終確認	どの基準を満たせば公開してよいか
外部パートナー	記事制作・画像制作・ページ更新・SEO改善などの支援	どこまで編集権限を付与し、どこから自社確認にするか

役割を整理せずに運用を始めると、確認漏れや誤更新、承認待ちによる公開遅延が起こりやすくなります。CMS運用では「誰が、いつ、何を、どの基準で更新・承認するか」を事前に決めておき、担当者が変わっても同じ品質で運用できる体制を整えましょう。

3. 操作マニュアルを作成する

CMSの操作マニュアルを作成すれば、担当者のWebスキルに左右されず一定の水準でWebコンテンツの制作・管理を行えるでしょう。定型業務としてマニュアル化すれば新入社員でも操作できるため、運用を効率的に行えます。

ただし、操作マニュアルにはCMSの操作手順だけでなく、投稿ルールや公開前の確認項目も含めることが大切です。たとえば、記事タイトルやメタディスクリプションの書き方、画像サイズやファイル名のルール、リンク切れの確認、誤字脱字チェック、公開日時の設定方法などをまとめておくと、担当者による品質のばらつきを防ぎやすくなります。

また操作マニュアルは、担当者の引き継ぎでも役立ちます。CMSを利用しないWebサイトの引き継ぎは工数が多く、引き継ぎ期間も長くなります。CMSを利用すれば操作が簡単になるうえに、緊急時の連絡先や障害発生時の対応手順、担当者変更時の引き継ぎ方法までマニュアル化しておくことで、誰でも円滑な引き継ぎを実現しやすくなるでしょう。

4. アクセス解析を行う

CMSによってはアクセス解析など、マーケティングに関する機能が搭載されているツールもあります。これらの機能は積極的に活用し、施策に役立てましょう。

関連記事：すぐ使えるWebマーケティングツール17選！目的・課題別に紹介

アクセス解析を利用すれば、Webサイトを訪問したユーザーがどのような人で、どのような情報を求めているのかを紐解けます。アクセスの多いユーザーだけでなく、流入キーワードやコンテンツも調べられるため、戦略を立てる際にも非常に役立ちます。

ただし、CMS運用ではPVや流入数だけを見ていても、成果につながっているかは判断できません。問い合わせ数、資料DL数、CVR、CTAクリック率、フォーム離脱率なども確認し、どのページや導線が成果に貢献しているかを分析しましょう。

たとえば、月次で数値を確認し、改善案を作成したうえで、ページ更新やCTA変更、フォーム改善を行い、翌月に効果検証する流れを作るのがおすすめです。

PDCAの流れ	実施内容
分析	PV・流入数・問い合わせ数・資料DL数・CVR・CTAクリック率・フォーム離脱率を確認する
改善案作成	成果が出ているページ、離脱が多い導線、CVRが低いフォームなどを洗い出す
ページ更新	CTAの位置変更、LP改善、フォーム項目の見直し、コンテンツ追加を行う
効果検証	更新後の数値を月次で確認し、改善前後の変化を比較する

アクセス解析などのマーケティング機能は、すでに実装されているものをなんとなく使うのではなく、自社のマーケティング方法に合う機能をピックアップし、それらが実装されているCMSを導入するほうが効果的です。マーケティング施策の効果を高めるためにも、各機能は目的意識を持って活用しましょう。

5. CMSとMAツールを連携させる

Webサイト運用の効果を最大化させるためには、CMSとMAツール（マーケティングオートメーションツール）の連携も欠かせません。

MAツールとは、新規顧客の獲得からナーチャリングを含めたマーケティング施策をサポートするツールのこと。MAツールのおもな機能は以下の通りです。

リード管理機能
スコアリング機能
シナリオ作成機能
メールマーケティング機能
ランディングページやフォームの作成機能
レポーティング機能
広告連携機能
SFA/CRM連携機能

MAツールを導入すれば営業スタッフが行っていた業務を自動化でき、効率化を図れます。業務の自動化に成功すれば迅速に施策を実行できるようになるため、マーケティング効果をさらに加速できるでしょう。

なお、CMSの LeadGridは主要MAツールとの連携も可能です。リード獲得に特化したLeadGridとMAツールを組み合わせれば、効率的にWebマーケティングを行うことができるため、ぜひご検討ください。

6. 運用上必要なCMS機能は都度追加する

CMSを運用していれば「必要な機能が漏れていた」「別部署からの要望があった」など、機能の追加を検討する場面が出てきます。機能が不十分なままCMSを利用することは非効率的な運用につながるため、必要な機能があれば都度追加するようにしましょう。

ただし機能の漏れがあまりに多い場合は設計ミスが予想されます。機能追加にはコストもかかるため、結果的にトータルコストが高くなってしまう可能性も。

機能の追加が多い場合は別の要件として取りまとめ、Webサイトの目的やコンセプトを明確化してからリニューアルを行うことをおすすめします。

7. Web広告と連動させる

CMS運用を行うならWeb広告との連動も効果的です。MAツールを利用すれば広告からの流入も把握できるため、CMSと連動させることで相乗効果が期待できます。

代表的なWeb広告を下記にまとめました。

リスティング広告
ディスプレイ広告
リターゲティング広告
記事広告・タイアップ広告
SNS広告
動画広告・YouTube広告

どのWeb広告を出稿するかはターゲット層によって異なります。自社のターゲットが目にしそうな媒体を選び、広告を出稿するようにしましょう。

8. セキュリティ対策を確実に行う

CMSには脆弱性が求められており、セキュリティ対策を確実に行うことが重要とされています。

とくにオープンソース型CMSは自社での対策が必要なため、定期的なバージョンアップやパスワード変更が必要です。クラウド型・パッケージ型のCMSであっても、ベンダーが提供しているセキュリティ対策を必ず事前に確認しておきましょう。

CMS運用時には、以下のような項目を確認しておくことが大切です。

セキュリティ項目	確認すべきこと
SSL/TLS	問い合わせフォームやログイン画面など、通信が暗号化されているか
WAF	Webサイトへの不正アクセスや攻撃を検知・遮断できる仕組みがあるか
二段階認証	管理画面ログイン時に、ID・パスワード以外の認証を設定できるか
権限管理	担当者ごとに閲覧・編集・公開・管理者権限を分けられるか
パスワード管理	複雑なパスワードの設定、定期変更、退職者アカウントの削除ルールがあるか
プラグイン/テーマ更新	CMS本体だけでなく、プラグインやテーマも最新状態に保てるか
バックアップ	定期バックアップが行われ、復旧手順まで確認できているか
障害時対応	障害や改ざんが発生した際の連絡先、対応範囲、復旧フローが明確か

セキュリティ対策は導入時だけでなく、運用中も継続して行う必要があります。CMS本体やプラグインの更新、権限の見直し、バックアップの確認などを定期的に行い、万が一のトラブルにも対応できる体制を整えておきましょう。

CMSの脆弱性やセキュリティ対策については下記の記事で詳しく解説しています。

CMSツールの運用開始までの流れ5ステップ

CMSツールの運用開始までは下記5ステップで行われます。

要件定義
CMS設計
CMS環境の開発
テスト
運用開始

1. 要件定義

CMS構築では、まず要件定義が行われます。

要件定義とはWebサイト制作の方向性を明確化し、仕様を決定することです。具体的には下記の内容が決められます。

背景・目的
サイトの構成
プロジェクトの体制
概算スケジュール
システム要件
技術要件
インフラ要件
セキュリティ要件
品質管理の要件
運用保守方法
背景・目的

要件定義については下記の記事で解説しています。あわせてご覧ください。

2. CMS設計

要件定義でWebサイトの方向性が決まったら、次はCMS設計を行います。

サイトデザインから構成、実装する機能など、要件定義で洗い出した内容を設計していきます。

CMSを用いたWebサイト設計については下記の記事もご覧ください。

3. CMS環境の開発

CMS設計の次は開発を進めていきます。

必要な機能などを実際に使う形に整備していく段階ですが、ツールによってはすでに機能が搭載されているものもあります。

4. テスト

テストを行い、Webサイトが正常に動作するか確認します。

不具合があれば開発をし直し、問題なく動作するように修正を繰り返しましょう。

5. 運用開始

Webサイトが正常に動作すればCMS構築は完了です。

事前に決定したリリース日に公開し、運用を始めましょう。ただし、CMSは公開して終わりではありません。公開後は、更新体制を社内に定着させながら、アクセス解析や改善施策の実行、保守・セキュリティ確認を継続する必要があります。

たとえば、記事やお知らせの更新担当者を決める、月次でアクセス数・問い合わせ数・CVRを確認する、成果の低いページを改善する、CMS本体やプラグインの更新・バックアップ状況を確認するといった対応が必要です。

運用開始後に行うこと	確認すべき内容
更新体制の定着	担当者・承認者・更新頻度・公開ルールが運用できているか
アクセス解析	PV・流入経路・問い合わせ数・資料DL数・CVRなどを確認しているか
改善施策の実行	CTA変更・フォーム改善・コンテンツ追加・導線改善を行っているか
保守・セキュリティ確認	CMS本体・プラグイン更新、バックアップ、障害時対応、権限管理を確認しているか