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ホームページ管理会社の変更を考えている担当者様へ｜注意するべきことや自社管理についても

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2022.05.31

「ホームページの修正や更新を依頼しても対応してもらえない！」「管理費用が高すぎる！」など、ホームページの管理を依頼している制作会社に対して不満を抱えているケースは少なくありません。

ホームページで成果を出すためには、ホームページを管理してくれる会社との信頼関係が大切です。もし今の依頼会社に不満がある場合は、納得できる制作会社を選んで、効果的に運用していきましょう。

本記事では、管理会社の変更を検討している方に向けて、制作会社の変更方法を解説します。あわせて自社管理を行うメリット・デメリットについても解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

なお、ホームページの自社管理を検討している方に向けて、自社でホームページが管理できるツールCMSの比較表を作りました。コーポレートサイトやオウンドメディア、サービスサイトなど、ホームページの種類ごとに比較をしているため、あわせて参考にしてください。

ホームページ制作会社の対応がひどい！変更できる？

結論としては ホームページ制作会社を変更できるケースは多いです。

制作会社の対応に不満があったりトラブルが生じたりすると「制作会社を変更したほうがよいのかも……」と考えることもあるでしょう。

ホームページを効果的に運用するためには、制作会社との連携が大切です。自社が信頼できるホームページ制作会社を見つけることが、企業の業績アップにつながるでしょう。

とはいえ、契約内容によっては制作会社を変更できないケースもあります。こちらのケースについては、後ほど解説をします。

ホームページ制作会社を変更する方法

ここからは、制作会社を変更する方法について具体的にお伝えします。

ホームページ制作会社変更前に確認しておくこと

制作会社の変更に踏み切る前に、自社で確認しておくべきことが以下の2点です。

ホームページ制作会社との契約内容
ホームページのシステム

ホームページ制作会社との契約内容

まず確認すべきことは現在の契約内容です。

具体的なポイントとしては以下の4点を確認しましょう。

「ホームページの管理を他社に依頼できない」といった内容が盛り込まれていないか
ホームページの所有者
契約期間
サーバーやドメインの名義

まず ホームページの管理を他社に変更できないという契約内容になっていないかどうか確認しましょう。もしこのような内容になっている場合、制作会社を変更することはできません。

またホームページ制作会社にコンテンツ制作を依頼した場合は、その所有者（著作権）についても確認が必要です。コンテンツには画像や動画、デザインなどが含まれます。制作会社に権利がある場合は、すべてのコンテンツを引き継ぐことは難しいでしょう。

さらに契約期間についても確認しておきます。契約内容によっては、契約が自動更新される条件になっていたり、契約解除ができる指定期日が決められていたりする場合があります。いつ契約解除を申し出ればよいのかについて、あらかじめ確認しておくとスムーズです。

最後に、サーバーやドメインの契約名義についても確認しておきましょう。サーバーやドメインの名義が制作会社になっている場合には、その名義を変更する必要があるからです。

ホームページの制作・管理業務には、サーバーやドメインの契約が含まれていることが多くみられます。そのため、サーバーやドメインの名義がホームページ制作会社になっていることもよくあることです。

ホームページのシステム

制作会社を変更する前には、ホームページのシステムについての確認も必要です。

システムによってはホームページを引き継ぎできないケースがあります。たとえば、制作会社がオリジナルシステムで作成したホームページなどです。

一見同じように見えるホームページでも、システムによって引き継ぎできないことがある点は頭に入れておきましょう。

変更に必要な4つの情報

実際に制作会社の変更を行うときには、以下の4つの情報が必要となります。

ホームページのデータ
ドメインの情報
サーバーの情報
CMS管理画面の情報

ホームページのデータ

現在のホームページをそのまま引き継ぎたい場合には、データが必要です。データとは、ホームページを構成するさまざまなファイルのこと。具体的には、ホームページの基本となるHTMLやデザインを担うCSS、動きなどを出すJavaScript、イメージを伝えるための画像ファイルといったものがあります。

このようなホームページのデータがあれば、今後なんらかの変更を行いたい場合にも、同じフォントやカラーで差し替えることが可能です。

もちろん、元のデータがなければ移管できないわけではありません。しかし、データがあるほうがスムーズに引き継げるため、現在の制作会社にデータを開示してもらえないか交渉してみることをおすすめします。

とはいえ、ホームページを構成するコンテンツにはそれぞれ著作権が発生しており、ホームページのデータを明らかにしてもらえないケースも多いです。

すべてのデータを開示してもらえない場合は、どのデータなら譲ってもらえるのか、有料ならデータ開示が可能なのかなど、くわしく交渉してみる必要があるでしょう。

ドメインの情報

制作会社を変更するときには、ドメイン情報についても把握しておくことが必要です。

ドメイン情報とは、ドメインの管理画面にアクセスするためのIDやパスワードなどのこと。これらの情報は、ドメインを契約しているサービスのWebサイトから確認できます。

関連記事：ホームページリニューアルでドメインをそのままメリット・デメリット

サーバーの情報

制作会社を変更するには、サーバーの情報も必要です。サーバーの情報とは、サーバーの管理画面に接続するためのIDやパスワードのこと。

サーバーの情報は契約書類に記載されていることがあるようなので、まずは書類を確認してみてください。それでもわからない場合は、ホームページ制作会社やレンタルサーバー会社に問い合わせるとよいでしょう。

CMS管理画面の情報

制作会社を変更する際には、CMS管理画面の情報も求められます。

CMSとは「Contents Management System（コンテンツ・マネジメントシステム）」の略。ホームページ内のコンテンツを管理するためのシステムのことを意味しており、WordPressなどがCMSにあたります。

関連記事：CMSとは？導入によるメリットやデメリット、選び方を解説

WordPressで制作したホームページは、サーバーからすべてのデータを取り出すことはできません。

データを管理したり編集したりする権限は、アカウントごとに設定されていることが多いため、すべての情報を取り出すためには「管理者」の権限があるアカウント情報が必要です。

ちなみに世界的に人気のWordPressですが、無料で利用できるメリットもありますが、セキュリティ面に不安な箇所があるなどデメリットも存在します。下記資料では詳しくWordPressの得意・不得意を解説しているので、ぜひ参考にしてください。

このような仕組みはWordPressに限りません。ホームページ内のコンテンツを変更したり追加したりするためには、CMSの管理画面にアクセスできるアカウントのIDやパスワードの情報が必要となるケースが多いです。

ホームページ制作会社を変更する際、注意すべきこと

制作会社を変更する際、注意すべきことは以下の3点です。

ホームページを移管できないケースがあること
ホームページの移管には費用がかかること
ドメインやサーバーの名義変更が必要なケースがあること

ホームページを移管できないケースがあること

制作会社を変更できるケースは多いものの、前述したように契約内容によっては変更できないこともあります。

ホームページの移管を検討する場合は、まず現在の契約内容をしっかりと確認することが大切です。

ホームページの移管には費用がかかること

ホームページの移管に費用がかかる可能性があります。

とくに「現在の管理費用が高いので、制作会社を変更したい」と思っている場合は、このことを頭に入れておかないと、「制作会社を変更したのに、大きな経費削減につながらなかった……」という結果になってしまうかもしれません。

ホームページ制作会社にもよりますが、他社が制作したホームページを管理するときにはプラスの費用を請求されることもあります。

ドメインやサーバーの名義変更が必要なケースがあること

ホームページ制作会社にドメインやサーバーの契約を代行してもらった場合は、契約者の名義が自社ではなく制作会社になっています。そのため制作会社を変更するときには、名義変更の手続きが必要です。

自社名義に変更する場合、現在の名義となっている制作会社と自社の間で名義変更をする必要があります。ホームページ制作会社にとっても手間がかかる作業ですので、丁寧な対応を心がけましょう。

ホームページは自社管理できる？

ホームページの管理で不信感を抱いたりトラブルになったりした場合、「自社で管理すればよいのでは？」と思うこともあるのではないでしょうか。

そこでここからは、自社管理と他社管理のメリットやデメリットについてお伝えします。

ホームページを自社で管理するメリット・デメリット

【メリット】

ホームページを自社で管理することの大きなメリットは、コストがかからないことです。コンテンツの制作やサーバー、ドメイン管理など、全てを委託すると毎月数十万円かかることもあります。年間では数百万のコストになるため、そのコストを抑えられる点は魅力的です。

関連記事：ホームページ管理費の相場は？内訳と費用を抑えるコツも解説！

また内製化をすることで、自社にホームページ管理に関するノウハウが蓄積されます。今後一つのホームページではなく、サービスごとに複数のホームページを運用予定の場合もあります。そのような場合でも、自社にノウハウがあれば、他社に依頼するコストを抑えながら運用することが可能です。

関連記事：Webサイト運用とは？運用の目的やポイントについて解説！

なお、ホームページで自社管理をするならLeadGridがおすすめです。LeadGridは初心者にも扱いやすいCMSで、コードを打つ必要もなく、ページを見たまま編集することができます。今なら14日間の無料デモも提供中のため、ぜひ一度ご検討ください。

【デメリット】

その一方でホームページの自社管理では、すべての管理を自社で行うことが求められます。サーバーやドメインの契約・管理のほか、ホームページの更新、データのバックアップ、システムのバージョンアップなども必要です。

とくにシステムのバージョンアップを怠ると、ホームページに不具合が生じるなどユーザーの利便性にも問題が出てしまいます。また、データをバックアップしていないと、ホームページの全データが消えるといったリスクもゼロではありません。

そのため、自社で管理する場合は管理チェックシートを設けて、それらを満たしているか定期的に確認することがおすすめです。

なお、自社で管理する方に向けて、「これで管理ができるようになる」チェックシートを作成しました。Webサイトリリース前のチェックシートになっていますが、リリース後に使える箇所も十分あるため、あわせてご覧ください。

ホームページの管理を他社に依頼するメリット・デメリット

【メリット】

ホームページの管理を他社に任せることの大きなメリットは、自社でホームページに関わるリソースを作らなくても良いことでしょう。専門的知識をもつ業者に依頼することで、運用を含めて新たな提案をしてもらえることも考えられます。

なお、ホームページ制作や管理を依頼する場合は、提案依頼書であるRFPがあると認識の齟齬を防ぐことができます。

下記資料では、RFPの書き方について解説しています。Web制作会社の視点で、本当に必要な項目のみを解説した資料となっているため、ぜひ参考にしてください。

【デメリット】

その一方で、信頼できる業者かどうかを判断するのが難しいというデメリットもあります。実際、ホームページの制作会社を変更したい理由として、「依頼しても対応してもらえない」「対応が遅い」といった声は多いようです。

さらに制作や管理に関して、少なからず費用がかかる点もデメリットになるでしょう。

関連記事：Webサイト制作の見積もりで気をつけるべき点は？費用の内訳項目も

費用について予算が厳しい場合は、国や自治体の補助金を申請するのも手段の一つです。企業規模や事業によっては、数千万円の補助金が出るケースもあるため、一度確認することをおすすめします。

関連記事：【2023年】ホームページ制作で申請できる5つの補助金・助成金を紹介

ホームページ制作ならLeadGridがおすすめ

ホームページの管理に不満がある場合、制作会社の変更を考えることもあるでしょう。しかしお伝えしたように、制作会社を変更するにはさまざまな確認や手続きが必要です。

変更をする際は、制作会社との契約状態によって工程が異なるため、一度制作会社と話し合うことをおすすめします。

なお、ホームページのリニューアルを検討しているなら、CMSはLeadGridがおすすめです。

LeadGridはリード獲得に特化したCMSとなっており、ホームページから得た顧客情報を一括管理できます。またどのページから獲得したリードなのか分析可能なため、各リードに対して適切なアプローチが可能となっています。

さらにWeb制作、運用が初心者の方にも安心の仕様です。ページを見たまま編集できるほか、コンテンツの追加などは全てドラッグ&ドロップで完結します。

すでに多くの企業で導入されており、コーポレートサイトやオウンドメディア、サービスサイトなどで実装中です。

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