メール配信システムとは？仕組み・主な機能・メリットと7つの選び方を解説｜Webサイト制作 / CMS・MAツール｜LeadGrid（リードグリッド）

「メール配信システムは何ができる？」「通常のメールソフトと何が違うのか」と疑問に感じていませんか。

メール配信システムは、多数の宛先への一斉配信や配信リストの管理、開封・クリックなどの効果測定を効率化するツールです。ただし、製品ごとに機能や料金、対応できる施策は異なります。

本記事では、メール配信システムの仕組み、主な機能、導入メリット、7つの選び方を解説します。自社の配信目的や運用体制に合うツールを選ぶための参考にしてください。

<本記事でわかること>

• メール配信システムの仕組みとメールソフトとの違い

• メール配信システムの主な機能7つ

• 導入するメリットと注意点

• 自社に合ったメール配信システムの選び方

メール配信システムとは？仕組みとメールソフトとの違い

メール配信システムとは、多数の宛先へメールを効率的・安定的に送信し、配信リストの管理や効果測定などを行うためのシステムです。大量配信に加えて、顧客の属性に応じた送り分けや配信結果の分析にも活用できます。

メール配信システムを理解するには、メールが届く仕組みと、一般的なメールソフトやMAとの違いを押さえる必要があります。

メール配信システムでメールが届く仕組み

メール配信システムでは、配信担当者がメール本文と宛先リストを登録し、送信指示を出します。送信されたメールはメールサーバーを経由し、受信者のメールサーバーへ届けられます。

メール送信には、SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）と呼ばれる通信ルールが使われます。また、メールを別のサーバーへ転送するソフトウェアはMTA（Mail Transfer Agent）と呼ばれます。

大量配信向けのシステムでは、多数のメールを処理するための配信基盤や、送信エラーを管理する仕組みなどが用意されています。

Gmail・Outlookなどのメールソフトとの違い

GmailやOutlookなどの一般的なメールソフトは、日常的な連絡や少人数でのやり取りに広く使われています。一方、メール配信システムは、多数の顧客や見込み顧客へメールを送信する業務を想定しています。

大きな違いは、宛先管理や配信結果の分析など、継続的なメール運用を支援する機能の有無です。

出典：Gmailヘルプ｜メールの送受信数に関する制限

一般的なメールソフトには送信数や宛先数の制限があるため、多数の顧客に継続してメールを配信する用途には適さない場合があります。

また、BCCを使った大量送信では、宛先設定を誤るとメールアドレスが他の受信者に見えてしまうおそれがあります。配信先が増えるほど、専用システムによる管理を検討する意義が大きくなります。

MA・CRMとの違い

メール配信システムは、メールの作成・送信・分析を主な用途とします。一方、MAは見込み顧客の獲得・育成などのマーケティング活動を支援し、CRMは顧客情報や関係性の管理を主な目的とするシステムです。

MAにはセグメント配信やステップメール、開封・クリック分析など、メール配信システムと共通する機能もあります。

メール配信だけを効率化したい企業には、専用のメール配信システムが候補になります。リードナーチャリングまで取り組む場合はMA、顧客情報を起点に施策を進めたい場合はCRMとの連携も検討しましょう。

詳しくは、MAツールとは？できることやメリット・代表的なツール4選を紹介をご覧ください。

メール配信システムの主な機能7つ

メール配信システムには、一斉送信だけでなく、配信先管理や予約・セグメント配信、メール作成、効果測定など、メール運用を支援する機能が搭載されています。

主な機能は以下の7つです。ただし、搭載機能や対応範囲は製品によって異なります。

1.一斉・予約配信

一斉配信は、登録した多数の宛先へメールをまとめて送信する機能です。メルマガや新商品のお知らせ、イベント案内など、同じ情報を多くの顧客へ届ける場面で利用できます。

予約配信は、指定した日時にメールを送信する機能です。担当者が送信時刻に操作する必要がないため、定期的なメルマガ運用にも適しています。

配信頻度が高い企業では、一斉配信と予約配信を組み合わせると、日々の作業負担を軽減しやすくなります。

2.配信リスト管理

配信リスト管理は、メールアドレスや会社名、顧客属性などの配信先情報を管理する機能です。

顧客情報を登録・更新し、必要な宛先を選んで配信できます。CSVファイルの取り込みに対応する製品もあり、既存の顧客リストを活用した運用にも役立ちます。

また、配信停止を希望した宛先や送信エラーが発生したメールアドレスの管理も重要です。継続的にメールを送信する企業は、リストの更新方法や不達アドレスの処理機能を確認しましょう。

<LeadGridでリストを作成する場合の手順>

1. リスト管理画面右上の「リスト作成」をクリックします

2. リスト作成画面で「リスト名」に任意の名前を入力します

3. 「リストタイプ」から、静的または動的を選択します

4. 「フィルタリング」で絞り込みたい条件を追加します

5. 右上の「保存」をクリックすると作成完了です

3.セグメント配信

セグメント配信は、登録した顧客情報をもとに配信対象を絞り込み、条件に合う宛先へメールを送る機能です。

すべての宛先へ同じ内容を送る一斉配信とは異なり、業種や企業規模、顧客の属性などに応じた送り分けができます。

BtoB企業では、顧客の検討状況に応じて情報を届ける施策にも活用できます。例えば、資料をダウンロードした見込み顧客と、既存顧客では必要な情報が異なる場合があります。配信条件の設定範囲は製品によって異なるため、導入前に確認しましょう。

4.ステップメール

ステップメールは、あらかじめ設定した順序やタイミングで、複数のメールを自動配信する機能です。

例えば、資料請求後にお礼のメールを送り、数日後に関連情報を案内する運用が考えられます。継続的な情報提供を自動化したい企業に適した機能です。

一方、顧客の行動や属性に応じて複雑な条件分岐を設定したい場合は、MAのシナリオ機能も選択肢になります。

詳しくは、MAツールに必要なシナリオ設計の手順と成果を創出するポイントを参考にしてください。

5.HTMLメール作成

HTMLメール作成は、画像やボタン、文字の装飾などを使ってメールを制作する機能です。

テキストだけのメールと比べて、商品画像やセミナーの案内などを視覚的に伝えやすい特徴があります。テンプレートや編集画面を利用して、HTMLの専門知識がなくても作成できる製品もあります。

一方、テキストメールは内容を簡潔に伝えたい場合に適しています。メールの目的や受信環境を踏まえ、適した形式を選びましょう。

6.効果測定

効果測定は、メール配信後の開封やクリックなどの反応を確認する機能です。配信したメールがどの程度読まれ、メール内のリンクがクリックされたかを把握できます。

分析結果は、件名や本文、CTA、配信対象などの改善に役立ちます。配信して終了するのではなく、結果を確認して次回の施策に反映する運用が重要です。

ただし、開封率は受信側のプライバシー保護機能などの影響を受ける場合があります。開封数だけで判断せず、クリックや問い合わせなども組み合わせて評価しましょう。

7.外部システム連携

外部システム連携は、CRMやMAなどとデータをやり取りし、顧客情報をメール配信に活用するための機能です。

例えば、CRMで管理している顧客属性を配信条件に利用したり、メールへの反応を他のマーケティング施策へ反映したりする運用が考えられます。

連携できるサービスやデータの種類は製品によって異なります。将来的にメール配信からリード育成や営業連携へ施策を広げたい企業は、外部連携の対応範囲を確認しておきましょう。

メール配信システムを導入するメリット・注意点

メール配信システムの主なメリットは、大量配信の効率化だけでなく、配信対象に合わせたメールの送り分けや効果測定を行いやすくなる点です。

一方、導入・運用コストが発生するほか、顧客情報の保護や法令、メール認証への対応も必要になります。導入前には、メリットと注意点の両方を確認しましょう。

メール配信業務を効率化できる

メール配信システムを導入すると、宛先管理や一斉配信、予約配信などの業務を効率化できます。

一般的なメールソフトで多数の宛先へ送信する場合、配信対象の確認や送信作業に時間がかかる可能性があります。専用システムを利用すれば、配信リストやスケジュールを管理しやすくなります。

配信先が増えたり、メルマガの配信頻度が高くなったりする企業ほど、業務負担の軽減が期待できるでしょう。ただし、配信前の内容確認や宛先のチェックは引き続き必要です。

顧客に合わせてメールを配信できる

メール配信システムでは、セグメント配信を利用して顧客の属性や条件に応じたメールを送信できます。

すべての顧客へ同じ内容を送るだけでなく、業種や企業規模、興味関心などに合わせた情報提供が可能です。BtoB企業では、見込み顧客の検討段階に応じたメール配信にも活用できます。

さらに、顧客の行動を起点とした高度な施策を実施したい場合は、MAやCRMとの連携も検討しましょう。

顧客情報を活用したメール施策については、CRMを活用したメールマーケティングとは？メリットや手順について解説も参考にしてください。

配信結果を分析・改善できる

メール配信システムを利用すると、開封やクリックなどの反応を確認し、次回の配信内容の改善に活用できます。

例えば、件名を変更した際の開封状況や、メール内のリンクがクリックされた割合を比較できます。配信対象や内容、CTAなどを見直す際の判断材料になるでしょう。

BtoBのメールマーケティングには、メルマガだけでなく、ステップメールやセグメントメールなどの手法もあります。目的に応じた手法を選び、配信結果を継続的に確認する運用が重要です。

詳しくは、効果的なBtoBメールマーケティングの方法は？成果を出すコツを解説！をご覧ください。

導入・運用コストが発生する

メール配信システムの導入には、初期費用や月額料金などが発生する場合があります。無料プランを提供する製品もありますが、配信数や登録アドレス数、利用可能な機能に制限が設けられている場合があります。

料金を比較する際は、以下の項目を確認しましょう。

• 初期費用の有無

• 月額料金と契約期間

• 登録アドレス数の上限

• 月間・1回あたりの配信通数

• 上限超過時の追加料金

• 必要な機能のオプション費用

また、費用はシステム利用料だけではありません。メールの制作や配信リストの管理、効果測定など、社内の運用工数も考慮する必要があります。

セキュリティ・法令対応が必要になる

メール配信システムでは、顧客のメールアドレスなどを扱います。導入前に、管理画面へのアクセス制御や認証方法、データ保護などの対策を確認しましょう。

IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインでは、情報漏えいや改ざんなどの脅威から重要な情報を守るための対策が示されています。自社の情報管理ルールと照らし合わせて、必要な対策を検討する姿勢が重要です。

また、広告宣伝を目的とするメールには、特定電子メール法などの規制が関係します。原則として送信先から事前の同意を得る必要があり、送信者情報の表示や受信拒否への対応も求められます。適用条件や例外は、最新の法令・ガイドラインに沿って確認してください。

出典：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）｜中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン

出典：消費者庁｜特定電子メールの送信の適正化等に関する法律

メール認証・到達性への対応が必要になる

メール配信では、送信処理が成功しても、受信者の受信トレイに届くとは限りません。迷惑メール判定や受信側の設定などによって、メールが届かない場合があります。

到達性を高めるために確認したい仕組みが、SPF・DKIM・DMARCなどの送信ドメイン認証です。

また、Googleは2024年2月からGmailの送信者ガイドラインを適用しています。特に、個人向けGmailアカウント宛てに1日5,000件を超えるメールを送信する場合は、以下の要件を満たす必要があります。

出典：Google公式ヘルプ｜メール送信者のガイドライン

なお、1日5,000件以下の送信者にも、SPFまたはDKIMの設定や迷惑メール率0.3%未満の維持などが求められます。

これらの要件を満たしていない場合、メールが迷惑メールに分類されたり、受信側でブロックされたりする可能性があります。ただし、認証を設定しても受信トレイへの到達が保証されるわけではありません。

メール配信システムを導入する際は、SPF・DKIM・DMARCの設定支援に加え、ワンクリック登録解除、不達アドレスの管理、配信結果の分析に対応しているかも確認しましょう。

メール配信システムの比較候補4選

メール配信システムの選び方を確認する前に、代表的な製品の特徴を把握しておきましょう。

大量配信を重視する製品と、メールマーケティングやリード管理まで対応する製品では、適した用途が異なります。

LeadGrid

出典：LeadGrid公式サイト

LeadGridは、株式会社GIGが提供するCMS・マーケティング支援ツールです。ドラッグ＆ドロップでHTMLメールを作成でき、専門的なコーディング知識がなくてもメルマガを制作・配信できます。

顧客リストと連動したメール配信や予約配信、配信停止リンクの自動挿入に対応しており、開封率・クリック率のレポート機能も備えています。

Webサイトで獲得した見込み顧客に対して、メルマガの作成から配信、効果測定までを自社で効率よく行いたいBtoB企業に適しています。

WEBCAS e-mail

出典：WEBCAS e-mail公式サイト

料金：月額10,000円〜／初期費用30,000円〜

WEBCAS e-mailは、大量配信や顧客属性に応じたメール配信、効果測定などに対応したメール配信システムです。

クラウド型からオンプレミス型まで複数の提供形式があり、配信規模やセキュリティ要件に応じて選択できます。

月額10,000円から利用できるASP型プランのほか、外部データ連携やカスタマイズに対応する上位プランも用意されています。

Cuenote FC

出典：Cuenote FC公式サイト

料金：月額5,000円〜／初期費用30,000円〜（クラウド型）

Cuenote FCは、大量・高速配信に対応したメール配信システムです。HTMLメールの作成や配信結果の分析など、メールマーケティングに必要な機能を備えています。

クラウド型では配信通数無制限の料金体系を採用しているため、配信頻度が高い企業でも検討しやすい製品です。

オンプレミス型も提供しており、自社の運用環境に合わせた導入を検討できます。

WiLL Mail

出典：WiLL Mail公式サイト

料金：月額4,000円〜（シンプルプラン）／初期費用0円

WiLL Mailは、HTMLメールの作成から大量配信、効果測定まで対応したメール配信システムです。

ドラッグ＆ドロップでHTMLメールを作成でき、開封率やクリック率、コンバージョンなどの配信結果をグラフやヒートマップで分析できます。

月ごとに配信規模に応じたプランを選択できるため、メルマガの制作効率と運用コストの両方を重視する企業に適しています。

おすすめのメール配信システムについては「メール配信システムおすすめ15選｜料金・機能の比較や目的別の選び方」もあわせてご覧ください。

メール配信システムの選び方7つ

メール配信システムは、機能数や料金だけでなく、配信目的・配信規模・到達性・分析・セキュリティ・連携・サポートの7つの観点から比較する必要があります。

多機能な製品が必ずしも自社に適しているとは限りません。まずはメール配信で解決したい課題を明確にし、必要な条件を決めましょう。

1.配信目的に合う機能があるか

メール配信システムを選ぶ際は、導入目的から必要な機能を明確にしましょう。

定期的なメルマガ配信が目的なら、一斉配信や予約配信、HTMLメール作成などが主な比較項目になります。一方、見込み顧客の育成まで取り組みたい場合は、セグメント配信やステップメールなども確認する必要があります。

将来的に顧客の行動を起点とした施策の自動化を進めたい企業は、MAツールも比較対象に入れましょう。

MAの選定基準については、MAツールの選び方｜導入前のチェック項目と選定時の注目ポイントも参考にしてください。

2.配信規模に対応できるか

メール配信システムは、製品やプランによって登録アドレス数や配信通数の上限が異なります。

導入前に確認したいのは、現在の登録アドレス数、月間配信数、1回あたりの配信数です。大量配信を予定している場合は、配信速度や処理性能も確認しましょう。

また、将来的に顧客や見込み顧客が増える可能性も考慮する必要があります。上位プランへの変更条件や追加料金を確認し、配信規模が拡大しても継続利用できるか判断してください。

3.メールを安定して届けられるか

メールを安定して届けるには、大量・高速配信の性能だけでなく、到達性を高めるための仕組みも重要です。

送信速度が速くても、受信側の迷惑メール判定などによってメールが届かない場合があります。配信エラーの管理や不達アドレスの処理、送信ドメイン認証への対応状況を確認しましょう。

SPF・DKIM・DMARCなどの設定方法や、設定時に受けられるサポートも比較項目になります。配信速度と到達性を分けて評価する姿勢が重要です。

4.効果測定に必要な指標を確認できるか

メール配信システムをマーケティングに活用する場合は、配信結果をどこまで分析できるか確認しましょう。

メルマガの内容改善が目的なら、開封率やクリック率などが主な指標になります。一方、メール経由の問い合わせや資料請求まで把握したい場合は、Webサイトのアクセス解析やCV計測との連携も必要です。

BtoB企業で商談創出まで追いたい場合は、MA・CRMとの連携も検討しましょう。メール単体の分析と、マーケティング・営業活動全体の成果測定では必要な仕組みが異なります。

5.セキュリティ対策は十分か

メール配信システムには、顧客のメールアドレスや属性情報などを登録します。導入前に、サービス事業者が実施しているセキュリティ対策を確認する必要があります。

主な確認項目は、管理画面へのアクセス制御、認証方法、通信やデータの保護、障害発生時の対応などです。複数の担当者で運用する場合は、権限を分けて管理できるかも重要になります。

IPAのガイドラインも参考にしながら、自社の情報セキュリティ基準を満たすサービスを選びましょう。

出典：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）｜中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン

6.MA・CRMなどと連携できるか

すでにMAやCRMを利用している企業は、既存システムとの連携性も確認しましょう。

CRMで管理している顧客情報を配信条件に利用できれば、属性に応じたメール施策を進めやすくなります。また、メール配信後の反応を顧客情報と組み合わせる運用も考えられます。

ただし、連携可能なツールやデータの種類、更新方法は製品によって異なります。API連携の有無だけでなく、自社が必要とするデータを扱えるか確認してください。

7.料金・サポートが自社に合うか

メール配信システムの料金は、初期費用や月額料金、登録アドレス数、配信通数などによって異なります。必要な機能がオプション扱いになっている場合もあるため、総額で比較しましょう。

初めて導入する企業では、サポート体制も重要です。初期設定や送信ドメイン認証、配信エラーなどについて、どこまで支援を受けられるか確認してください。

目的に合ったメール配信システムを選ぼう

<本記事の内容まとめ>

• メール配信システムは、多数の宛先への配信と、配信先管理・効果測定などを支援するシステム

• 一斉・予約配信、セグメント配信、HTMLメール作成、効果測定などが主な機能

• 導入によって配信業務を効率化できる一方、費用やセキュリティ、法令対応にも注意が必要

• 選定時は配信目的、規模、到達性、分析機能、セキュリティ、連携、料金・サポートを比較する

• リードナーチャリングや営業連携まで取り組む場合は、MA・CRMも選択肢になる

メール配信システムを導入すると、配信作業やリスト管理を効率化し、開封率・クリック率などを確認しながら改善を進められます。

選定時は、配信規模や必要な機能だけでなく、操作性、費用、セキュリティ、既存ツールとの連携も確認しましょう。

メール配信を見込み顧客の育成につなげたい方は、メールナーチャリングの解説記事も参考にしてください。

Webサイトでのリード獲得からメール配信まで一体的に管理したい場合は、LeadGridのメール配信機能がおすすめです。

Webサイトのフォームから獲得した連絡先を配信リストとして活用でき、ドラッグ＆ドロップのエディターでHTMLメールを簡単に作成できます。また、予約配信や配信停止リンクの自動挿入にも対応しているため、メルマガの制作・配信業務を効率化できます。

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