サイトリニューアルのRFPとは？作成の流れや記載すべき項目・ポイントを解説｜Webサイト制作 / CMS・MAツール｜LeadGrid（リードグリッド）

Webサイトのリニューアルプロジェクトを成功に導くために欠かせないのが、RFP（Request For Proposal：提案依頼書）の作成です。適切なRFPは、発注側と制作会社との認識のズレを防ぎ、期待通りの成果物を得るための重要な道しるべとなります。

本記事では、サイトリニューアルにおけるRFPの役割から具体的な作成方法まで詳しく解説します。

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サイトリニューアルにおけるRFPとは何か

RFPとは、Webサイトのリニューアルプロジェクトにおいて、発注側企業が制作会社に対して提案を依頼する際に作成する公式文書です。具体的には、以下の内容を網羅するのが一般的です。

• プロジェクトの背景と目的

• 発注範囲と業務内容

• 現状のWebサイトの課題と改善点

• 必要とする機能やサービス

• デザインやブランディングの方向性

• 予算と納期

• 提案依頼のスケジュール

• 提出してほしい内容や評価基準

RFPは単なる見積もり依頼とは異なり、企業が抱える課題や実現したい理想の姿を具体的に示すものです。制作会社はRFPに記載された情報をもとに技術的な解決策やクリエイティブな提案を行うため、「発注側と受注側の共通認識を形成するコミュニケーションツール」とも表現できます。

また、RFPの作成過程そのものが社内での課題整理や目標設定の機会となり、プロジェクトの方向性を明確にする効果もあります。

RFPと要件定義書の違い

サイトリニューアルのプロジェクトでは、RFPと要件定義書がしばしば混同されますが、両者には明確な違いがあります。

RFPは、プロジェクトの初期段階で作成される文書であり、主に「何を実現したいか」という目的や期待する成果を中心に記載するものです。現状の課題、リニューアルの背景、達成したい目標などを包括的に示し、制作会社からの提案を募る際に使用されます。

一方、要件定義書は、RFPを基にした提案や協議を経て、プロジェクトの詳細な仕様を確定させた文書です。「どのように実現するか」という具体的な機能要件、技術仕様、画面設計などが詳細に記載されます。要件定義書は、制作会社との契約後、実際の開発工程に入る前に作成されることが一般的です。

RFPが「問いかけ」であるのに対し、要件定義書は「答え」といえるでしょう。適切なRFPを作成することで、質の高い提案を引き出し、結果として明確な要件定義書の作成につながります。

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サイトリニューアルの要件定義からRFP作成までの流れ

ここでは、RFPの完成に至るまでの具体的なステップを解説します。各段階で押さえるべきポイントを理解し、抜け漏れのないRFPを作成しましょう。

1. 現状の課題整理と分析を行う

はじめに行うべきは、現在のWebサイトが抱える課題を網羅的に洗い出すことです。アクセス解析データ、ユーザーからのフィードバック、競合他社との比較分析などを通じて、改善すべき点を明確にします。

技術的な課題だけでなく、コンテンツの質、ユーザビリティ、SEO対策の状況など、多角的な視点からも現状を評価しましょう。社内の各部署からヒアリングを行い、営業部門、マーケティング部門、カスタマーサポート部門など、それぞれの立場から見た課題を収集することも重要です。

2. 目的と目標を明確化する

課題整理を踏まえ、サイトリニューアルで達成したい目的と具体的な目標を設定します。このとき「お問い合わせ数を現状の1.5倍に増やす」「サイトの表示速度を3秒以内に改善する」など、可能な限り数値化された目標を設定することがポイントです。

目標設定においては、短期的な成果と長期的な成長の両方を考慮しましょう。また、各目標に優先順位をつけることで、限られた予算とリソースの中で最大の効果を得られるようプロジェクトを計画できます。

3. RFPのドラフトを作成する

目的と目標が明確になったら、次は関係部署との合意形成を図りながらRFPのドラフトを作成するステップです。経営層、IT部門、マーケティング部門など、プロジェクトに関わる全ての部署の意見を反映させることで、後々の認識のズレを防げます。

RFPドラフトの作成では、必須要件と希望要件を明確に区別し、制作会社が提案しやすい構成を心がけましょう。技術的な詳細にこだわりすぎず、実現したい成果を中心に記載することで、制作会社からクリエイティブな提案を引き出せます。

RFPに記載すべき必須項目と記載例

実効性の高いRFPを作成するためには、制作会社が提案に必要な情報を過不足なく盛り込むことが重要です。ここでは、サイトリニューアルのRFPに含めるべき主要な項目と、それぞれの記載ポイントを具体例とともに解説します。

プロジェクト概要・背景

RFPの冒頭では、プロジェクトの全体像を簡潔に示します。企業概要、現在のWebサイトの状況、リニューアルに至った背景などを記載し、制作会社がプロジェクトの文脈を理解できるようにしましょう。

例えば、「弊社は創業50年の製造業で、現在のWebサイトは5年前に制作したものです。スマートフォンからのアクセスが全体の70％を超える中、レスポンシブ対応が不十分であり、ユーザビリティの改善が急務となっています」といった具体的な状況説明を含めるとよいです。

現状の課題・要望

現在のWebサイトが抱える具体的な課題を列挙し、それぞれに対する改善要望を明記します。課題は優先度順に整理し、必須改善項目と希望改善項目を区別して記載するとよいでしょう。

このとき、技術的な課題（表示速度、セキュリティ、システム連携など）、デザイン面の課題（ブランドイメージとの乖離、情報設計の問題など）、運用面の課題（更新作業の煩雑さ、コンテンツ管理の困難さなど）を体系的に整理します。

目標・KPI設定

サイトリニューアルで達成したい具体的な目標と、成果を測定するためのKPIも盛り込むべき内容です。「お問い合わせ数を月間100件から150件に増加」「直帰率を現在の65％から50％以下に改善」など、数値目標を含めることで、制作会社も成果にコミットした提案を行いやすくなります。

KPIは現実的かつ測定可能なものを設定し、リニューアル後の効果測定方法についても言及します。

システム要件・技術仕様

CMSの要件、必要な機能、既存システムとの連携要件なども明記しましょう。ただし、過度に技術的な詳細を指定するのではなく、実現したい機能や運用上の要求を中心に記載します。

「マーケティング部門のスタッフがHTMLの知識なしにページを更新できること」「既存の顧客管理システムとAPIで連携し、会員情報を自動同期できること」など、業務要件として記載することで、制作会社から技術提案を受けられます。

予算・スケジュール

プロジェクトの予算規模と希望納期も必ず記載すべき内容です。予算については、初期構築費用だけでなく、運用保守費用についても言及し、トータルコストでの検討が可能になるよう配慮しましょう。

スケジュールは、重要なマイルストーンを含めて記載します。「◯月◯日：キックオフ」「◯月◯日：デザイン承認」「◯月◯日：本番公開」など、主要な節目を示すことで、制作会社も現実的な提案を行えます。

質の高い提案を引き出すRFP作成のポイント

制作会社から質の高い提案を引き出すためには、優れたRFPが欠かせません。ここでは、より効果的なRFPを作成するためのポイントを解説します。

課題と目的を明確に伝える

RFPで最も重要なのは、「なぜリニューアルするのか」という根本的な理由を明確に伝えることです。現状の課題を具体的に示し、それをどのように改善したいのかを明確に記載します。

例えば、「サイトの見た目が古い」という漠然とした課題ではなく、「競合他社と比較してブランドイメージが適切に表現できておらず、企業の先進性や技術力が伝わらない」といった具体的な課題として表現しましょう。制作会社は課題の本質を理解することができ、表面的な改善にとどまらない本質的な解決策を提案できます。

必須要件と希望要件を区別する

全ての要望を同列に扱うのではなく、プロジェクトの成功に不可欠な必須要件と、可能であれば実現したい希望要件を明確に区別するようにしましょう。優先順位を明示することで、制作会社は限られた予算の中で最大の効果を生む提案を検討できます。

評価基準を明示する

提案を評価する際の基準を事前に明示することで、制作会社は評価ポイントを意識した提案を行えます。価格だけでなく、技術力、デザイン力、プロジェクト管理能力、過去の実績、サポート体制など、多角的な評価基準を設定しましょう。

各評価項目の重み付けも示すことで、より透明性の高い選定プロセスとなります。例えば、「提案内容：40％、価格：30％、実績：20％、体制：10％」といった配分の明記も効果的です。

技術仕様に偏りすぎない

システム部門主導でRFPを作成する場合、技術的な仕様や機能要件の記載に偏りがちです。しかし、過度に詳細な技術仕様を指定すると、制作会社の創造性や最新技術の活用機会を奪ってしまいます。

「PHPのバージョンは◯◯以上」「データベースはMySQLを使用」といった技術的な指定よりも、「月間100万PVに耐えられるパフォーマンス」「24時間365日安定稼働」といった要求水準として記載する方が効果的です。制作会社は自社の得意とする技術スタックで最適な提案を行えます。

現実的な予算・スケジュールを設定する

非現実的な予算やスケジュールを設定すると、優良な制作会社からの提案を受けられない可能性があります。市場相場を踏まえた適正な予算設定と、プロジェクトの規模に見合った十分な制作期間を確保することが重要です。

予算が限られている場合は、フェーズを分けた段階的なリニューアルを検討しましょう。「第1フェーズでは主要ページのリニューアルとCMS導入」「第2フェーズでは会員機能の実装」といった形で、優先順位に基づいて計画を立てることをおすすめします。

役割分担を明確化する

プロジェクトにおける発注側と制作会社の役割分担を明確にしておくことで、後々のトラブルを防げます。コンテンツの準備、写真撮影、原稿作成、既存データの移行作業など、誰が何を担当するのかを明記しましょう。

特に、コンテンツ移行については詳細な取り決めが必要です。「既存の1,000ページのコンテンツ移行は制作会社が実施」「新規コンテンツの原稿は発注側が◯月◯日までに提供」など、具体的な分担と期限を設定しておくと安心です。

成功するサイトリニューアルはRFPから始まる

サイトリニューアルのRFP作成は、単なる事務的な作業ではなく、プロジェクトの成功を左右する戦略的な活動です。適切に作成されたRFPは、社内の合意形成を促進し、制作会社から質の高い提案を引き出し、プロジェクト全体の指針となります。

RFP作成で重要なのは、技術的な詳細にこだわりすぎず、実現したい成果や解決したい課題を明確に伝えることです。制作会社をパートナーとして捉え、彼らの専門性を最大限に活用できるようなRFPを心がけましょう。

そして、理想的なサイトリニューアルを実現するためには、適切なCMSの選定も重要となります。本記事で解説した「運用面の課題」や「システム要件」を満たすCMSとして、多くの企業に選ばれているのが株式会社GIGが開発・運用する「LeadGrid」です。

LeadGridは、1,500社のサイト制作・マーケティング支援のノウハウを活かし、RFPでよく挙げられる以下のような要望に応えるよう設計されています。

• HTMLの知識なしにページを更新できること：見たまま編集機能により、誰でも簡単に更新作業が可能

• 既存システムとの連携：MA/SFA連携機能を標準搭載し、顧客管理の一元化を実現

• SEO対策の強化：パンくずリストや構造化マークアップなど、技術的なSEO要素を管理画面から設定可能

• 運用コストの削減：外部委託していた更新作業を内製化でき、長期的なコスト削減を実現

RFP作成からCMS選定まで、サイトリニューアルのあらゆる段階でお悩みの方は、ぜひLeadGridの導入をご検討ください。

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